Algemene voorwaarden Notea 

Toepassing

Notea is een handelsnaam van Notariskantoor Notea B.V. Bij alle opdrachten, waaronder vervolgopdrachten, zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Alle bedingen in deze algemene voorwaarden gelden ook voor de aandeelhouder en directeur van Notea en voor alle in deze notarispraktijk werkzame personen. Indien bij de uitvoering van opdrachten door Notea, zonodig in overleg met haar opdrachtgevers, derden worden ingeschakeld, aanvaardt Notea geen enkele aansprakelijkheid voor tekortkomingen van deze derden.

Aansprakelijkheid

Iedere aansprakelijkheid van Notea en/of de notaris is beperkt tot de dekking waarvoor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is afgesloten, vermeerderd met het eventuele eigen risico. In de geldende Beroeps- en gedragsregels zijn minimum normen opgenomen waaraan de verzekering moet voldoen.

Voorlichting over financiële gevolgen
De notaris licht de cliënten tijdig en duidelijk voor over de financiële consequenties van zijn inschakeling.
De notaris deelt tijdig aan de cliënten mee wanneer meer kosten in rekening zullen worden gebracht dan afgesproken.
De notaris mag de kosten van zijn werkzaamheden niet brengen ten laste van een andere opdracht, ander deel van de opdracht of een ander dan de cliënt.

Werkwijze

Een oriënterend gesprek is kosteloos. Ieder gesprek dat meer dan 15 minuten in beslag neemt wordt gezien als het uitbrengen van advies en is niet langer kosteloos. Het verzoek tot het opstellen van een conceptakte is een opdracht aan de notaris. Mocht de opdrachtgever, na het ontvangen van de conceptakte of andere stukken, besluiten om de zaak te annuleren dan wordt 85% van het honorarium voor de akte in rekening gebracht en 100% van de werkelijk bestede tijd en reeds gemaakte externe kosten.

Betalingsvoorwaarden Notea

Declaraties dienen voor of uiterlijk op de dag van de ondertekening van de akte te zijn voldaan. Bij niet tijdig voldoen van de declaraties door de opdrachtgever krijgt u een eerste aanmaning waarin u in de gelegenheid wordt gesteld om de declaratie alsnog binnen 14 dagen na de aanmaning zonder extra kosten te voldoen. Indien u hier geen gebruik van maakt zal Notea incassokosten in rekening brengen. Deze incassokosten bedragen bij openstaande bedragen tot 2.500 euro 15% van het openstaande bedrag met een minimum van 40 euro (ofwel € 48,40 (incl. btw). Daarnaast zal het openstaande bedrag worden verhoogd met wettelijke rente tot het moment van betaling. Indien er na een aanmaning niet wordt overgegaan tot betaling, gaat de vordering naar een incassobureau. Alle invorderingskosten komen voor rekening van de opdrachtgever.

Indien er gebruik gemaakt wordt van onze derdengeldrekening voor betalingen tussen derden (denk aan het storten van een koopsom, het aanhouden van een depot of het ontvangen van de hypotheeksom), dan wordt de door Notea ontvangen rente 1-op1 aan u betaald. Indien de rente negatief is dan wordt de rente aan u doorberekend. Voor de berekening van de rente wordt een notarishonorarium van 60,50 euro (inclusief btw) bij u in rekening gebracht.

Geschillenregelingen
Er geldt een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat. Zie daarvoor www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.

Toepasselijk recht
Op de dienstverlening en de eventuele aansprakelijkheidstelling is Nederlands recht van toepassing. Voor beslechting van geschillen is uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie bevoegd.

Beroeps- en gedragsregels
De notaris houdt zich aan alle bestaande beroeps- en gedragsregels. Een uitleg van deze regels is te vinden in de door de KNB in overleg met de Consumentenbond en Vereniging Eigen Huis opgestelde consumentenbrochure ‘Spelregels voor notaris en consument’. Deze brochure is terug te vinden op https://www.notaris.nl/overzicht-brochures. 

Cliëntenonderzoek en meldingsplicht

Een akkoord op de door ons uitgebrachte offerte is een opdracht aan ons kantoor.

Ons kantoor begint pas met de uitvoering van een opdracht als alle onderdelen van het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft, waaronder het onderzoek naar eventuele PEP’s, UBO’s en het (verscherpte) cliëntenonderzoek en de herkomst van middelen is afgerond en ons kantoor geen redenen ziet om tot dienstweigering als bedoeld in artikel 21, lid 2 van de Wet op het notarisambt over te gaan.
Het kan zijn dat er tijdens het uitvoeren van de opdracht informatie bekend wordt waardoor aanvullend cliëntenonderzoek moet plaats vinden. Mocht dat aanvullende cliëntenonderzoek niet kunnen worden afgerond dan moet de zakelijke relatie worden verbroken. Dit zal aan de orde kunnen zijn bij herkomst middelen onderzoek.
De kosten die met de naleving van de WWFT zijn gemoeid, belasten wij aan u door zoals vermeld in de offerte.
Deze kosten bent u ook verschuldigd als blijkt dat we de opdracht niet mogen uitvoeren in verband met het bepaalde in artikel 21, lid 3 Wna.

Cliëntenonderzoek

Cliënten die een transactie door de notaris willen laten uitvoeren, moeten zich eerst een keer persoonlijk laten identificeren en hun identiteit, met behulp van een geldig en origineel identiteitsbewijs, bij de notaris laten verifiëren. Afhankelijk van de mate van het risico dat een bepaalde cliënt of transactie meebrengt, is de notaris op grond van de Wwft verplicht verder cliëntenonderzoek te doen. Dit geldt bijvoorbeeld voor cliënten die een politiek prominente functie bekleden hebben. Deze worden ook wel PEP’s genoemd: politically exposed persons. Nader onderzoek / aanvullend onderzoek kan ook aan de orde zijn gezien bepaalde informatie (risicosignalen) waarvoor een aannemelijke verklaring moet komen. Het kan daarom zijn dat naar nadere informatie wordt gevraagd.

https://www.notaris.nl/files/Brochures/brochure-clientenonderzoek-en-meldplicht-in-het-notariaat-maart-2022.pdf?fa984148ac

Vaststelling identiteit

Personen met de nationaliteit van een EU/EER-land of Zwitserland kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig nationaal paspoort, een diplomatiek paspoort of dienstpaspoort, een geldige Nederlandse identiteitskaart met pasfoto of een geldig rijbewijs met pasfoto waarvan de houder in Nederland woont. Andere personen kunnen hun identiteit laten verifiëren aan de hand van een geldig reisdocument of een geldig vreemdelingendocument.

Het vaststellen van de identiteit kan in overleg met de notaris ook door een andere beroepsbeoefenaar worden gedaan.

Rechtspersonen

De identiteit van een rechtspersoon, zoals een bv, nv of stichting, kan worden vastgesteld aan de hand van een uittreksel uit het handelsregister. Dit kan zowel een uittreksel in fysieke vorm zijn als een uittreksel in elektronische vorm dat door de notaris zelf wordt aangevraagd. Ook alle personen die een belang houden van meer dan 25 procent in het kapitaal van een rechtspersoon of daarin de feitelijke zeggenschap kunnen uitoefenen, moeten bekend zijn bij de notaris en hun identiteit desgewenst laten verifiëren. Deze personen worden ook wel UBO’s genoemd: ultimate beneficial owners. De notaris kan verplicht zijn op grond van de Wwft nader onderzoek te doen.

Contant geld

Notarissen mogen op basis van hun beroepsregels geen contante bedragen aannemen van 2.500 euro of meer. Wanneer er toch 2.500 euro of meer in contanten wordt betaald of een dergelijke betaling wordt overwogen, moet de notaris dit melden bij de FIU-Nederland. Dit zal ook het geval zijn als de cliënt de contanten op een rekening van de notaris stort.

Ons kantoorbeleid is dat wij contante betaling alleen bij hoge uitzondering accepteren mits deze een bedrag van 100 euro niet te boven gaan.

Meldingsplicht

De notaris is verplicht ongebruikelijke transacties die te maken kunnen hebben met witwaspraktijken of financieren van terrorisme te melden bij het meldpunt ongebruikelijke transacties, officieel FIU-Nederland genaamd. Dit op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Ook als het gaat om een voorgenomen transactie die (nog) niet wordt uitgevoerd.

De Wwft geldt voor bijna het hele werkterrein van de notaris, behalve het familie- en erfrecht indien en voor zover er geen fiscaal advies wordt gegeven.

De notaris heeft geen meldingsplicht indien eventuele (voorgenomen) ongebruikelijke transacties in een oriënterende bespreking ter sprake komen. Cliënten kunnen dan alles vrij met de notaris bespreken. De wettelijke verplichtingen gelden vanaf het moment dat de notaris een zaak daadwerkelijk in behandeling neemt en het duidelijk is dat de gevraagde transactie onder de wettelijke regeling valt. In dat geval is de notaris verplicht eventuele ongebruikelijke transacties als in de wet bedoeld bij de FIU-Nederland te melden. De notaris mag volgens de wet zijn cliënt niet van een melding op de hoogte brengen.
Ons kantoor moet op grond van de WWFT de wettelijke verplichtingen uit hoofde van deze wet laten prevaleren boven de geheimhoudingsplicht op grond van de Wet op het notarisambt.

Privacyverklaring

Notea is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring:

Persoonsgegevens die wij verwerken

Notea verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

–         Voor- en achternaam
–         Geslacht
–         Geboortedatum
–         Geboorteplaats
–         Adresgegevens
–         Telefoonnummer
–         E-mailadres
–         Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt zodat wij u optimaal
           kunnen adviseren of welke nodig zijn voor het opstellen van de       
           gevraagde akte of het verlenen van de gevraagde dienst, in
           correspondentie en telefonisch
–         Bankrekeningnummer (alleen indien er geld via onze
          derdengeldrekening loopt)
–         burgerservicenummer (BSN)

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Notea verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

–         Het afhandelen van het betalingsverkeer indien de gelden via onze
          derdengeldrekening lopen (onder andere bij koopsom woning,
          hypotheek, afwikkeling erfenissen, etc.)
–         U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze
          dienstverlening uit te kunnen voeren
–         Om diensten (adviezen) aan u te leveren en de gevraagde notariële
          akten op te kunnen stellen
–         Notea verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe
          verplicht zijn
–         Gegevens worden alleen gedeeld met andere instanties indien wij
          daartoe wettelijk verplicht zijn (o.a. kadaster, belastingdienst, kamer
          van koophandel, centraal (levens)testamentenregister)

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Notea is op grond van wetgeving verplicht uw persoonsgegevens zoals verwerkt in een notariële akte eeuwigdurend te bewaren. Dit in verband met de rechtszekerheid van notariële akten. Voor overige dienstverlening geldt dat wij uw gegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, waarbij wettelijke termijnen in acht worden genomen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Notea verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting (o.a. kadaster, belastingdienst, kamer van koophandel, centraal (levens)testamentenregister).

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Notea blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Notea gebruikt cookies of vergelijkbare technieken op haar website uitsluitend voor eigen analyse en een goede werking van de website. Er worden geen gegevens uitgewisseld met derden en de gegevens worden niet gebruikt voor social media of advertentie doeleinden.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien of te corrigeren. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Notea en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Op grond van de tuchtrechtelijke aansprakelijkheid die wij hebben voor onze dienstverlening en op grond van de rechtszekerheid die notariële akten plegen te geven, is het niet mogelijk om uw gegevens volledig te laten verwijderen indien wij voor u werkzaamheden hebben verricht of een akte hebben opgesteld.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar notaris@notea.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Notea wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/gebruik-uw-privacyrechten/klacht-melden-bij-de-ap

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Notea neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Al onze mail (inclusief bijlagen) is beveiligd. Wij gebruiken hiervoor een oplossing van Secumail. Hierdoor wordt het emailverkeer tussen onze mailserver en uw mailserver versleuteld met additionele beveiliging op basis van SPF, DKIM en PGP. Hiermee voldoet Notea aan de eisen die de Autoriteit Persoonsgegevens aan bedrijven stelt en is het AVG-proof. U als ontvanger merkt hier niets van. U krijgt een gewone e-mail in uw inbox, zonder wachtwoorden of verwijzingen naar een portaal of tijdelijke linkjes waar een bestand kan worden opgehaald. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via notaris@notea.nl.