Privacybeleid

Notea is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring:
Persoonsgegevens die wij verwerken
Notea verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt zodat wij u optimaal kunnen adviseren of welke nodig zijn voor het opstellen van de gevraagde akte of het verlenen van de gevraagde dienst, in correspondentie en telefonisch
– Bankrekeningnummer (alleen indien er geld via onze derdengeldrekeing loopt)
– burgerservicenummer (BSN)
Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Notea verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van het betalingsverkeer indien de gelden via onze derdengeldrekening lopen (onder andere bij koopsom woning, hypotheek, afwikkeling erfenissen, etc)
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
– Om diensten (adviezen) aan u te leveren en de gevraagde notariele akten op te kunnen stellen
– Notea verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn
– Gegevens worden alleen gedeeld met andere instanties indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (o.a. kadaster, belastingdienst, kamer van koophandel, centraal (levens)testamentenregister)
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
Notea is op grond van wetgeving verplicht uw persoonsgegevens zoals verwerkt in een notariele akte eeuwigdurend te bewaren. Dit in verband met de rechtszekerheid van notariele akten. Voor overige dienstverlening geldt dat wij uw gegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld, waarbij wettelijke termijnen in acht worden genomen.
Delen van persoonsgegevens met derden
Notea verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze
overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting (o.a. kadaster, belastingdienst, kamer van koophandel,
centraal (levens)testamentenregister).
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Notea blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken
Notea gebruikt cookies of vergelijkbare technieken op haar website uitsluitend voor eigen analyse en een goede werking van de website. Er worden geen gegevens uitgewisseld met derden en de gegevens worden niet gebruikt voor social media of advertentie doeleinden.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien of te corrigeren. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Notea en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Op grond van de tuchtrechtelijke aansprakelijkheid die wij hebben voor onze dienstverlening en op grond van de rechtszekerheid die notariele akten plegen te geven, is het niet mogelijk om uw gegevens volledig te laten verwijderen indien wij voor u werkzaamheden hebben verricht of een akte hebben opgesteld.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar notaris@notea.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Notea wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Notea neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Al onze mail (inclusief bijlagen) is beveiligd. Wij gebruiken hiervoor een oplossing van Secumail. Hierdoor wordt het emailverkeer tussen onze mailserver en uw mailserver versleuteld met additionele beveiliging op basis van SPF, DKIM en PGP. Hiermee voldoet Notea aan de eisen die de Autoriteit Persoonsgegevens aan bedrijven stelt en is het AVG-proof. U als ontvanger merkt hier niets van. U krijgt een gewone e-mail in uw inbox, zonder wachtwoorden of verwijzingen naar een portaal of tijdelijke linkjes waar een bestand kan worden opgehaald. Naast de beveiligde mail kunt u bij ons ook kiezen voor de uitwisseling van documenten via een goed beveiligde portal. In dat geval krijgt u codes van ons om in te loggen op een beveiligde omgeving. Uw voorkeur tussen deze twee methodes kunt u bij ons aangeven. geeft u geen voorkeur aan dat gaan wij uit van de eerste variant (beveiligde e-mail). Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via notaris@notea.nl.